Có điều gì nản lòng hơn việc gặp phải màn hình PowerPoint trống rỗng khi bạn phải xây dựng bài thuyết trình cho buổi ra mắt sản phẩm, kế hoạch tiếp thị hoặc bất kỳ lý do nào khác?
Một tài liệu Word trống đã đủ tệ rồi — nhưng ở đó, bạn chỉ có từ ngữ để làm việc. Với PowerPoint, có hình ảnh, slide, chuyển tiếp, thậm chí có thể là đa phương tiện… còn gì đáng sợ hơn?
Copilot trong PowerPoint có thể giúp bạn. Nó có thể soạn thảo toàn bộ bài thuyết trình cho bạn từ đầu hoặc bằng cách trỏ nó vào một tài liệu. Bài thuyết trình có hoàn hảo ngay từ đầu không? Không. Nhưng nó sẽ cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu vững chắc.
Thoạt nhìn, có vẻ như không có cách nào để Copilot tạo bản trình bày. Khi bạn khởi chạy PowerPoint, biểu tượng Copilot ở góc trên bên phải bị mờ đi, vì vậy có vẻ như không có cách nào để sử dụng nó. Nhấn tổ hợp phím Alt-I, như bạn làm trong Word để Copilot soạn thảo một tài liệu mới cho bạn, cũng sẽ không hiệu quả.
Thay vào đó, bạn phải tạo một bài thuyết trình mới hoặc mở một bài thuyết trình hiện có, sau đó nhấp vào biểu tượng Copilot. Khi bạn thực hiện thao tác đó, bạn sẽ được hỏi xem bạn có muốn tạo một bài thuyết trình mới từ một tài liệu hiện có, tạo một slide mới trong bài thuyết trình bạn đã mở hay tạo một bài thuyết trình mới dựa trên mô tả của bạn về những gì bạn muốn thực hiện.
Trong PowerPoint, bạn có thể yêu cầu Copilot tạo bản trình bày hoặc trang chiếu mới dựa trên mô tả của bạn hoặc làm việc từ một tệp hiện có.
Tạo bài thuyết trình từ mô tả
Yêu cầu Copilot tạo một bài thuyết trình từ đầu đã chứng minh là có vấn đề đáng kể. Sử dụng lời nhắc Copilot, tôi yêu cầu nó tạo một tài liệu tiếp thị dưới dạng bài thuyết trình cho doanh nghiệp Work@Home tưởng tượng của tôi bán đồ nội thất văn phòng tại nhà. Tôi đã không cung cấp tài liệu làm điểm khởi đầu. Thay vào đó, tôi đã viết một mô tả ngắn gọn về những gì tôi muốn: "Tạo bài thuyết trình bán hàng cho các sản phẩm văn phòng tại nhà Work@Home".
Trong vòng vài phút, Copilot đã tạo ra một bài thuyết trình toàn diện gồm 15 slide với một lượng chi tiết đáng kể và đồ họa đi kèm. Ví dụ, một slide đã quảng cáo dòng ghế Work@Home vì "Thiết kế công thái học", "Nhiều kiểu dáng và màu sắc" và "Tính năng có thể điều chỉnh" cùng với các mô tả chi tiết, dài một đoạn văn về từng lợi ích đó. Các slide khác cũng làm như vậy đối với Quản lý cáp, Bàn làm việc, Chiếu sáng, Chiếu sáng tối ưu, Chân đế màn hình và nhiều hơn nữa.
Thật ấn tượng, xét đến hướng dẫn cơ bản mà tôi đã đưa cho Copilot. Thật không may, tất cả chỉ là ảo giác. Copilot đã lên mạng, tự nghiên cứu và tạo ra một bài thuyết trình không liên quan gì đến thực tế.
Trong những lần thử tiếp theo, tôi đã cung cấp thêm chi tiết, bao gồm số lượng slide cụ thể và nội dung của từng slide. Điều đó dẫn đến một bài thuyết trình không có ảo giác. Nhưng nó không giúp tôi tiết kiệm được nhiều thời gian, nếu có. Tôi cũng có thể tự tạo bài thuyết trình mà không cần sự trợ giúp của Copilot.
Tạo bài thuyết trình từ các tài liệu hiện có
Một cách tiếp cận tốt hơn là đưa thông tin phù hợp vào một tài liệu hiện có trong Copilot cho PowerPoint. (Copilot trong PowerPoint có thể xử lý các loại tệp giống như Copilot trong Word được liệt kê ở trên.) Nếu bạn có đúng tài liệu làm điểm khởi đầu, thì đó là cách thực hiện.
Khi tôi sử dụng tài liệu tiếp thị Work@Home mà Copilot đã tạo cho tôi trong Word, tôi đã có được chính xác những gì tôi muốn. Trong vòng vài phút, Copilot đã xây dựng một bài thuyết trình bảy trang được tổ chức tốt, hoàn chỉnh với đồ họa và ghi chú của diễn giả, phản ánh chặt chẽ tài liệu tiếp thị.
PowerPoint có thể tạo toàn bộ bài thuyết trình, bao gồm đồ họa và ghi chú của diễn giả, dựa trên tài liệu bạn đã tạo
Bài thuyết trình diễn ra theo đúng cách, bắt đầu bằng một slide mở đầu và khẩu hiệu: Work@Home: Giải pháp hoàn hảo cho văn phòng tại nhà của bạn. Slide tiếp theo là chương trình nghị sự, slide tiếp theo là phần giới thiệu, và sau đó là một số slide với các điểm bán hàng hàng đầu, một slide khác trình bày chi tiết về cách đặt hàng đồ nội thất và phần kết luận. Copilot đã nhấn mạnh tất cả các điểm chính, làm cho mọi thứ trở nên ngắn gọn và chọn đồ họa phù hợp, mặc dù khá nhạt nhẽo.
Ghi chú của diễn giả còn nhiều điều đáng mong đợi — chúng chỉ là bản sao lại những gì có trên slide. Đồ họa chung chung và buồn tẻ. Và không có chuyển tiếp giữa các slide. Tuy nhiên, đó là một khởi đầu vững chắc. Đối với nhiều mục đích, bạn có thể coi là nó đã sẵn sàng 75%; nó chỉ cần một chút trau chuốt, đồ họa mới và chuyển tiếp slide động.
Giống như Word, không có gì độc đáo ở đây, không có gì khiến ai ngạc nhiên. Nhưng nó hữu ích. Quan trọng hơn, đó là điểm khởi đầu tuyệt vời cho một bài thuyết trình vững chắc.
Cải thiện bài thuyết trình, tóm tắt chúng và nhiều hơn nữa
Copilot không chỉ tạo bản nháp của bài thuyết trình. Bạn cũng có thể yêu cầu nó tạo các slide mới sau khi bạn mô tả những gì bạn muốn chúng nói. Đặc biệt ấn tượng là nó cũng có thể tự thu thập thông tin về một slide mới. Tôi đã yêu cầu nó tạo một slide giải thích rằng một doanh nghiệp có thể trả tiền cho đồ nội thất văn phòng tại nhà của ai đó nếu họ làm việc tại nhà. Nó cung cấp các chi tiết mà tôi chưa đề xuất, chẳng hạn như yêu cầu HR giúp đỡ để được hoàn tiền.
Bạn cũng có thể yêu cầu Copilot cải thiện bài thuyết trình, ví dụ, hỏi xem có slide nào cần xóa không. Tôi thấy cách này chỉ hữu ích một phần. Khi tôi thêm một slide vô nghĩa có tiêu đề “Đã đến lúc mua một con ngựa mới” vào bài thuyết trình, Copilot đã đánh dấu ngay lập tức. Tuy nhiên, khi tôi thêm một slide không liên quan, mặc dù có liên quan một cách hời hợt — “Cách cải thiện tư thế ngồi làm việc” — thì nó không đánh dấu.
Và giống như trong Word, bạn có thể yêu cầu Copilot trong PowerPoint tóm tắt hoặc cung cấp thông tin khác về bài thuyết trình được đồng nghiệp chia sẻ với bạn trong OneDrive.
Copilot cũng có thể cung cấp lời khuyên về thiết kế. Khi được nhắc, công cụ thiết kế Designer của Microsoft sẽ gợi ý một số phương án thiết kế thay thế.
Copilot có thể chạm vào Designer để cung cấp nhiều bố cục thay thế cho bài thuyết trình của bạn.
Tuy nhiên, có những giới hạn đối với những gì Copilot có thể làm trong PowerPoint. Tôi đã yêu cầu nó tạo hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide và nó trả lời, "Tôi xin lỗi, nhưng tôi không thể làm điều đó. Tôi có thể trả lời các câu hỏi chung chung hoặc những câu hỏi về bài thuyết trình." Tôi đã yêu cầu nó tìm những hình ảnh miễn phí bản quyền mà tôi có thể thêm vào bài thuyết trình mà không vi phạm luật bản quyền. Ở đây, nó cũng nói rằng điều đó nằm ngoài phạm vi những gì nó có thể làm, nhưng nó đã chỉ ra một số trang web mà nó tuyên bố là những nơi tốt để tìm những loại hình ảnh đó.
Nhìn chung, tôi thấy một ranh giới mong manh giữa những gì Copilot sẽ làm và sẽ không làm trong PowerPoint. Đề xuất của tôi: Yêu cầu nó làm bất cứ điều gì bạn muốn, trong trường hợp nó có thể làm được. Bạn cũng có thể nhập "Xem lời nhắc" để lấy mẫu những việc nó có thể làm mà bạn có thể chưa nghĩ đến.
Copilot trong PowerPoint: Kết luận
Copilot có thể là một công cụ mạnh mẽ để tạo bài thuyết trình, đặc biệt là bằng cách tạo bài thuyết trình từ đầu dựa trên một tài liệu hiện có. Nó có thể tiết kiệm thời gian rất nhiều, cung cấp cho bạn bản nháp đầu tiên của bài thuyết trình trong vài phút với độ chính xác đáng kinh ngạc. Các slide tuân theo một luồng logic. Nó cũng thực hiện khá tốt việc tạo slide mới cho bài thuyết trình hiện có khi bạn mô tả những gì bạn muốn thêm vào.
Điều đó không có nghĩa là nó sẽ làm mọi thứ bạn muốn. Ví dụ, nó sẽ không thêm hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide và nó sẽ không tìm thấy đồ họa mới. Ngoài ra, đừng mong đợi sự sáng tạo tuyệt vời. Thay vào đó, bạn sẽ có một điểm khởi đầu đơn giản, vững chắc, sau đó bạn có thể tùy chỉnh và cải thiện.
Hãy nhớ rằng nếu bạn yêu cầu Copilot tạo bài thuyết trình thông qua mô tả bạn nhập thay vì sử dụng tài liệu, bạn có thể nhận được bài thuyết trình đầy rẫy thông tin sai lệch. Vì vậy, bất cứ khi nào có thể, hãy sử dụng tài liệu hiện có. Và cùng một cảnh báo áp dụng ở đây như trong Word: Kiểm tra lại bài thuyết trình của bạn thật cẩn thận để tìm lỗi và thông tin sai lệch.