Một trong những tính năng hấp dẫn hơn của Copilot for Microsoft 365 là khả năng cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các dự án của mình, sau đó cho phép bạn đi sâu vào bất kỳ dự án nào để có thông tin chi tiết hơn
Copilot cho Microsoft 365: Nhận thông tin tổng quan
Một trong những tính năng hấp dẫn hơn của Copilot for Microsoft 365 là khả năng cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các dự án của mình, sau đó cho phép bạn đi sâu vào bất kỳ dự án nào để có thông tin chi tiết hơn — ví dụ: bảng tính cụ thể có dự báo doanh thu trong năm năm tới cho các ngành kinh doanh mới.
Nó thực hiện điều này bằng cách xem qua tất cả email và tệp của bạn (bao gồm cả những tệp được đồng nghiệp chia sẻ với bạn) dựa trên yêu cầu của bạn, phân tích những gì nó tìm thấy và sau đó cung cấp cho bạn bản tóm tắt ngắn gọn về tất cả. Dựa trên đó, bạn có thể yêu cầu thông tin chi tiết hơn hoặc làm theo một trong những lời nhắc được đề xuất của nó để đề xuất dữ liệu bạn có thể muốn xem.
Bạn thực hiện thao tác này trong chính ứng dụng Copilot, thay vì bắt đầu trong Word hoặc ứng dụng Microsoft 365 khác. Đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp của mình trong trình duyệt Edge. (Nếu bạn đã đăng nhập vào tài khoản cá nhân thay vì tài khoản doanh nghiệp, thì nó sẽ tìm kiếm trên web, không phải tệp và email của bạn.) Sau đó, nhấp vào biểu tượng Copilot của Edge ở góc trên bên phải màn hình và nhập những gì bạn muốn nó thực hiện. (Lưu ý: Tổ chức của bạn có thể đã thiết lập tìm kiếm này theo cách khác, vì vậy bạn nên kiểm tra với bộ phận CNTT của mình khi thử thực hiện thao tác này.)
Tôi đã thử nghiệm khả năng tóm tắt của Copilot bằng một lời nhắc đơn giản: "Hãy cho tôi biết thêm về Work@Home". Ứng dụng phản hồi bằng cách đưa ra cho tôi một mô tả rõ ràng và chính xác về doanh nghiệp tưởng tượng mà tôi đã tạo ra, sau đó lưu ý rằng "Đã có những cuộc thảo luận về cách khôi phục Work@Home trong thế giới hậu COVID" và tóm tắt ngắn gọn và chính xác một bản ghi nhớ mà tôi đã viết về cách thực hiện điều đó.
Cho đến giờ thì vẫn ổn. Đó là một bản tóm tắt chính xác. Tiếp theo, tôi yêu cầu nó cho tôi xem bất kỳ email nào có thông tin chi tiết về các ngành kinh doanh mới để khôi phục Work@Home. Một lần nữa, nó đã đúng mục tiêu. Nó tóm tắt email và bao gồm một liên kết đến email đó. Tất cả những gì tôi cần là nhấp vào liên kết để truy cập vào email đó.
Sau đó, tôi yêu cầu bất kỳ bài thuyết trình nào liên quan đến Work@Home và một lần nữa nó đã thành công. Nó tóm tắt bài thuyết trình, xác định tác giả của bài thuyết trình và thời điểm sửa đổi gần nhất, đồng thời cung cấp liên kết đến bài thuyết trình.
Tuy nhiên, nó không phải lúc nào cũng hoàn hảo. Tôi thấy rằng tôi phải cung cấp mô tả chính xác nhất có thể khi yêu cầu tài liệu, nếu không nó có thể không tìm thấy chúng. Nhưng nhìn chung, kết quả rất ấn tượng.
Sử dụng Copilot để thu thập và tóm tắt thông tin từ nhiều tài liệu và email cuối cùng có thể chứng minh là một trong những cách sử dụng Copilot mạnh mẽ nhất cho Microsoft 365. Trong một nơi làm việc thông thường, bạn sẽ tham gia vào nhiều dự án cùng một lúc và không thể biết thông tin chi tiết về tất cả các dự án đó. Khả năng nhanh chóng nhận được thông tin cập nhật về các dự án và tìm thông tin, email hoặc tài liệu cụ thể có thể giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất đáng kể.
Copilot cho các tiện ích bổ sung của Microsoft 365
Copilot cho Microsoft 365 bao gồm các khả năng vượt xa khả năng cải thiện năng suất trong các ứng dụng cốt lõi của bộ ứng dụng. Microsoft cho biết Copilot trong Teams có thể phiên âm và tóm tắt các cuộc họp, liệt kê các mục hành động và trợ giúp trong suốt cuộc họp bằng cách thực hiện các việc như gợi ý các mục tiếp theo. Trong OneNote , nó có thể tóm tắt các ghi chú của bạn, cùng với các khả năng khác. Microsoft cho biết nó có thể tóm tắt các bảng trắng phức tạp trong Whiteboard , cũng như tạo ra các ý tưởng và phân loại thông tin. Và Copilot Studio có thể được các doanh nghiệp có chuyên môn phù hợp sử dụng để tạo ra Copilot tùy chỉnh của riêng họ.
Copilot cho Microsoft 365 có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?
Copilot cho Microsoft 365 có thể là một công cụ năng suất ấn tượng, đặc biệt là đối với những người thường xuyên sử dụng Word và PowerPoint. Trong Word, nó có thể soạn thảo toàn bộ tài liệu chỉ bằng cách bạn nhắc hoặc dựa trên các tài liệu hiện có. Các tài liệu thường được tổ chức tốt và được cân nhắc kỹ lưỡng, và rất tuyệt vời cho bản thảo đầu tiên, mặc dù sẽ cần phải chỉnh sửa và viết lại. Nó đặc biệt mạnh mẽ đối với những người gặp khó khăn khi bắt đầu với nội dung sáng tạo như tài liệu tiếp thị. Tuy nhiên, nó có xu hướng gây ảo giác và do đó, tất cả công việc của nó cần được kiểm tra rất cẩn thận.
Nó hữu ích trong PowerPoint theo cách tương tự như trong Word. Bạn có thể tạo bản nháp đầu tiên của toàn bộ bài thuyết trình chỉ bằng cách trỏ PowerPoint đến một tài liệu Word. Nó cũng có thể tạo các slide mới dựa trên lời nhắc của bạn. Tuy nhiên, sau khi bạn đã có một bài thuyết trình, nó sẽ không thực hiện các tác vụ cho bạn như tạo hiệu ứng chuyển tiếp. Ngoài ra, nếu bạn yêu cầu Copilot tạo một bài thuyết trình từ đầu, hãy kiểm tra cẩn thận đầu ra của Copilot.
Nó không ấn tượng bằng trong Excel, ít nhất là trong lần lặp đầu tiên. Đối với những người không thường xuyên sử dụng bảng tính, nó sẽ không cung cấp nhiều trợ giúp — và nó có khả năng hạn chế ngay cả đối với những người làm việc với bảng tính. Tuy nhiên, nó thực hiện tốt công việc khai thác bảng tính để tìm ra những thông tin chi tiết mà nếu không bạn có thể đã bỏ lỡ, và các tính năng mới đang được triển khai có thể khắc phục những thiếu sót nghiêm trọng nhất của nó.
Copilot cho Microsoft 365 có thể sẽ là công cụ tăng cường năng suất cho hầu hết mọi người sử dụng Outlook, bằng cách giúp soạn thảo email mới và trả lời email hiện có. Giống như Word, bạn sẽ cần kiểm tra lỗi và nên viết lại ngôn ngữ đôi khi gượng gạo của nó.
Trong các thử nghiệm của tôi, Copilot cũng tỏ ra hữu ích đáng ngạc nhiên trong việc cung cấp thông tin tổng quan bằng cách tìm kiếm qua email và tệp. Nó cũng hữu ích khi tìm kiếm một tệp hoặc thông tin cụ thể.
Đối với các tính năng bổ sung, chẳng hạn như ghi lại các cuộc họp Teams và tóm tắt ghi chú trong OneNote, đó là những tính năng nên có, chứ không phải là tính năng bắt buộc phải có.
Ngoài ra, lưu ý rằng Copilot hiện chỉ hỗ trợ khoảng 25 ngôn ngữ . Microsoft cho biết sẽ có thêm nhiều ngôn ngữ khác.
Hãy nhớ rằng, giống như các sản phẩm đăng ký khác của công ty, Copilot cho Microsoft 365 thường xuyên có các tính năng mới. Ngoài những cải tiến quan trọng đối với Copilot trong Excel đã được thảo luận, các cải tiến sắp tới của Copilot bao gồm các tính năng tự động hoàn thành và viết lại nhanh chóng, cũng như tính năng Catch Up có thể cập nhật cho bạn về các cuộc họp và tài liệu được chia sẻ. Và Microsoft gần đây đã thông báo rằng người dùng sẽ sớm có thể để Designer tạo hình ảnh cho họ trong cả Word và PowerPoint.
Vậy doanh nghiệp của bạn có nên sử dụng Copilot cho Microsoft 365 không? Nếu nó miễn phí hoặc được bao gồm trong đăng ký Microsoft 365, quyết định sẽ là điều dễ dàng. Rõ ràng là nó thúc đẩy năng suất và đối với một số người sẽ thúc đẩy năng suất khá nhiều.
Nó có giá 30 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng và doanh nghiệp phải trả theo năm chứ không phải theo tháng.
Nói như vậy, Copilot cho Microsoft 365 bao gồm các biện pháp bảo vệ quyền riêng tư và bảo mật cấp doanh nghiệp , bao gồm lời hứa của Microsoft rằng dữ liệu của công ty bạn và lời nhắc của người dùng không được sử dụng để đào tạo các mô hình ngôn ngữ lớn mà Copilot sử dụng. Các biện pháp bảo vệ này không được cung cấp bởi các chatbot genAI dành cho người tiêu dùng.
Đối với hầu hết các doanh nghiệp, có lẽ nên bắt đầu với quy mô nhỏ, cung cấp đăng ký cho những người dùng hoặc phòng ban mục tiêu có thể tận dụng tối đa Copilot — ví dụ, những người hoặc nhóm cần trợ giúp nhất trong việc soạn thảo tài liệu và thuyết trình. Dựa trên kết quả, một công ty có thể triển khai cho những người khác có thể tận dụng tốt.
Nếu bạn quyết định thử ngay bây giờ hoặc vào lúc nào đó trong tương lai, có một lưu ý mà tôi thấy cần phải nhắc lại: Bạn sẽ cần phải kiểm tra rất cẩn thận mọi thứ mà nó làm trước khi sử dụng đầu ra của nó và sẽ cần phải cân bằng bước đó với bất kỳ sự gia tăng năng suất nào mà bạn mong đợi.
Bạn cũng nên cân nhắc triển khai một chương trình đào tạo chính thức cho bất kỳ ai trong doanh nghiệp của bạn sử dụng Copilot, chủ yếu nhằm đảm bảo mọi người nhận thức được các thông tin ảo và lỗi tiềm ẩn, đồng thời hướng dẫn các biện pháp tốt nhất để tạo tài liệu sao cho không có nhiều lỗi.