Microsoft đã đảm bảo tích hợp Copilot vào Outlook để xử lý nhiều vấn đề mà email gây ra cho mọi người — đặc biệt là soạn thảo email, trả lời email và theo dõi các cuộc trò chuyện email phức tạp, thường lan man.
Soạn email
Tôi bắt đầu thử nghiệm Copilot trong Outlook bằng cách yêu cầu nó giúp tôi tạo email mới. Để thực hiện, hãy nhấp vào biểu tượng Copilot trên ruy-băng Outlook, chọn Draft with Copilot và mô tả những gì bạn muốn thực hiện. Nếu muốn, hãy chọn biểu tượng Generate options (nằm ở góc dưới bên trái màn hình và trông giống như hai thanh trượt) để tùy chỉnh độ dài và giọng điệu của email. Bạn có thể chọn ngắn, trung bình hoặc dài và giọng điệu trực tiếp, trung tính, giản dị và trang trọng. (Ngoài ra còn có tùy chọn "biến thành bài thơ" rõ ràng là không phù hợp với giao tiếp kinh doanh.)
Chọn các tùy chọn khi soạn email mới.
Sau khi tạo bản nháp và bạn đã xem xét, bạn có thể tự mình thực hiện các thay đổi, yêu cầu Copilot hủy hoặc thử tạo lại bản nháp hoặc yêu cầu thực hiện các thay đổi cụ thể — ví dụ: làm cho bản nháp ngắn hơn hoặc dài hơn, trực tiếp hơn hoặc thoải mái hơn.
Tôi thấy rằng trong mọi trường hợp, Copilot đều thực hiện chính xác những gì tôi yêu cầu, tạo ra các bản nháp được tổ chức tốt, trình bày tất cả các điểm tôi yêu cầu. Copilot không ảo tưởng hoặc thêm lỗi ở bất kỳ điểm nào, ngay cả khi tôi viết email phàn nàn về lỗi dữ liệu mà nhóm của ai đó đã mắc phải — về cơ bản là cùng một yêu cầu mà tôi đã đưa ra cho Copilot trong Word. Tuy nhiên, bạn nên luôn kiểm tra lại bất kỳ email nào do Copilot tạo ra để tìm lỗi.
Mặc dù các email rõ ràng và đúng trọng tâm, nhưng chúng cũng có xu hướng khá gượng gạo và có vẻ như được viết bởi một chatbot AI chứ không phải là con người. Điều này xảy ra ngay cả khi tôi yêu cầu Copilot sử dụng giọng điệu bình thường. Vì vậy, bạn nên dành một vài phút để chỉnh sửa bản nháp để nghe có vẻ giống con người hơn và giống bạn hơn.
Đối với bài kiểm tra cuối cùng của tôi về việc soạn thảo email mới, tôi giao cho Copilot một nhiệm vụ mà mọi nhà quản lý đều sợ: gửi một tin nhắn nghiêm khắc đến một thành viên trong nhóm cảnh báo rằng công việc của anh ta kém cỏi, anh ta thường xuyên đi làm muộn và anh ta trễ hạn chót. Tôi cũng yêu cầu anh ta đến văn phòng của tôi để họp.
Copilot đã làm rất tốt, không chỉ mô tả chính xác các vấn đề mà tôi yêu cầu nó giải quyết mà còn truyền tải đúng tông giọng — trên thực tế, có lẽ còn tốt hơn cả những gì tôi có thể làm. Trong những tình huống căng thẳng như thế này, thật dễ dàng để cảm xúc của một người thấm vào email. Copilot, là một AI, không có cảm xúc, vì vậy thông điệp mà nó gửi đi ít mang tính đối đầu hơn và có khả năng được đón nhận tốt hơn so với thông điệp mà tôi có thể đã gửi. Ví dụ, email của Copilot kết luận, "Tôi mong muốn được thảo luận và tìm ra giải pháp cho những vấn đề này". Ngôn ngữ có vẻ gượng gạo, nhưng nó hoàn toàn phù hợp với nhiệm vụ.
Trả lời email
Copilot cũng tỏa sáng khi trả lời email, ít nhất là nếu bạn sử dụng đúng cách. Có hai cách để trả lời email: bạn có thể đưa ra cho Copilot những gợi ý cụ thể về nội dung email bạn muốn nói hoặc bạn có thể để Copilot tự động trả lời mà không cần bạn nhập dữ liệu.
Tôi đã thử nghiệm tính năng này bằng cách trả lời email được gửi cho tôi có đề xuất về các ngành kinh doanh mới để giúp vực dậy hoạt động kinh doanh đang sa sút của Work@Home. Đầu tiên, tôi yêu cầu Copilot tự động trả lời.
Nó cho tôi bốn lựa chọn cho những cách chung để phản hồi: "Đang xử lý bản ghi nhớ", "Bản ghi nhớ đính kèm", "Cần thêm thời gian" và "Tùy chỉnh". Ba cách đầu tiên dẫn đến một phản hồi chung chung, gượng gạo mà người nhận sẽ biết rằng nó được soạn thảo bởi AI. Tôi khuyên bạn không bao giờ nên sử dụng ba phản hồi tự động đầu tiên, vì nó có thể gây khó chịu cho người nhận rằng bạn không thèm dành ba hoặc bốn phút để tự soạn thảo một phản hồi email đơn giản.
Lựa chọn thứ tư, Tùy chỉnh, cho phép bạn mô tả bản thảo mà bạn muốn Copilot tạo. Lựa chọn này là lựa chọn chiến thắng. Tôi đã yêu cầu Copilot cảm ơn người gửi, tóm tắt các khuyến nghị của anh ấy và yêu cầu một bản ghi nhớ chi tiết hơn gồm 1.500 từ vào thứ Ba tuần sau.
Yêu cầu Copilot trả lời email.
Trong vòng khoảng 15 giây, nó đã tạo ra một bản thảo hoàn toàn đúng mục tiêu. Nó không chỉ tuân theo chính xác yêu cầu của tôi mà còn đưa vào tất cả những điều tinh tế có thể giúp giao tiếp kinh doanh diễn ra trôi chảy thay vì bị hiểu lầm hoặc căng thẳng. Ví dụ, nó lưu ý rằng các khuyến nghị "tất cả đều có vẻ là những lựa chọn đầy hứa hẹn". Và cách diễn đạt của nó cũng chu đáo tương tự trong suốt — ví dụ, "Tôi rất mong nhận được những hiểu biết sâu sắc và suy nghĩ sâu hơn của bạn về cách chúng ta có thể tiến lên phía trước".
Đúng vậy, đó là những cụm từ lỗi thời và có thể giống như những câu sáo rỗng. Nhưng có rất nhiều điều cần nói về sự lịch sự và thẳng thắn trong giao tiếp kinh doanh, và trong trường hợp này, Copilot đã làm rất tốt trong việc đưa ra đúng tông điệu, ngay cả khi cách diễn đạt đôi khi có vẻ hơi cứng nhắc. Đó là lý do tại sao tôi khuyên rằng tất cả các giao tiếp qua email do Copilot tạo ra không chỉ được kiểm tra cẩn thận về độ chính xác mà còn được chỉnh sửa để làm cho mỗi tin nhắn nghe giống như được soạn thảo bởi một con người chứ không phải là một chatbot.
Trước khi gửi bất kỳ email nào được soạn thảo bằng Copilot, cho dù đó là email mới hay phản hồi cho thư đã nhận, Outlook sẽ nhấp nháy cảnh báo: "Kiểm tra tin nhắn. Nội dung do AI tạo ra có thể không chính xác, vì vậy hãy đảm bảo kiểm tra tin nhắn trước khi gửi". Đảm bảo làm theo lời khuyên. Trong thử nghiệm của tôi, Copilot không mắc lỗi, nhưng đó có thể chỉ là may mắn.
Copilot cũng cảnh báo bạn nếu bạn gửi tin nhắn mà không có tiêu đề, tính năng này có thể hữu ích với những người phải soạn rất nhiều email trong ngày đến nỗi đôi khi quên mất việc này.
Huấn luyện soạn thảo email
Có một tính năng khác của Copilot trong Outlook mà tôi thấy khá hữu ích: Copilot phân tích bản nháp của email bạn định gửi và đề xuất các khuyến nghị để cải thiện email đó. Để sử dụng tính năng này, hãy chọn Coaching by Copilot từ menu thả xuống xuất hiện khi bạn nhấp vào biểu tượng Copilot trên thanh công cụ.
Tôi đã viết một email lan man, hơi lộn xộn, rõ ràng là xúc phạm, đầy lỗi đánh máy, chỉ trích công việc của ai đó, và yêu cầu Copilot đưa ra các khuyến nghị. Nó hoàn toàn đúng trọng tâm và không hề né tránh, tìm ra những vấn đề nghiêm trọng về giọng điệu và độ rõ ràng của bài viết, cũng như cảm giác mà người nhận có thể sẽ có sau khi nhận được nó. Nó vượt xa lời khuyên chung chung và đưa ra các đề xuất cụ thể để cải thiện từng từ và câu.
Ví dụ, về giọng điệu, nó viết: “Hãy tôn trọng hơn. Email rất không trang trọng và bình thường và có thể khiến người đọc cảm thấy công việc của họ không được coi trọng. Email cũng sử dụng ngôn ngữ mơ hồ, coi thường và xúc phạm, chẳng hạn như 'khá tốt', 'tương đối', 'tệ' và 'làm nhiều hơn thế nữa'”.
Không, Copilot không phải là Miss Manners, nhưng nó rất hữu ích trong việc cải thiện giao tiếp qua email.
Tóm tắt các chuỗi email
Outlook cũng thực hiện tốt việc hỗ trợ giải quyết một trong những tác vụ email khó khăn và tốn thời gian nhất — đọc qua một cuộc hội thoại gồm nhiều email và xác định cốt lõi của những gì đã xảy ra.
Trong các thử nghiệm của mình, tôi đã tạo một chủ đề giữa hai người, một người hỏi người kia về các khuyến nghị về cách khôi phục hoạt động kinh doanh Home@Work, vốn đang bắt đầu chậm lại vì ít người làm việc từ xa tại nhà hơn. Copilot đã tóm tắt ngắn gọn mọi phần quan trọng của cuộc trò chuyện, bao gồm cả việc đề cập rằng một bảng tính với các số liệu doanh thu mới dự kiến đã được gửi trong một email.
Copilot thực hiện tóm tắt các chuỗi email rất tốt và thậm chí có thể hiểu được khi nào một phần của chuỗi email kém quan trọng hơn những phần khác.
Copilot cũng có thể tách biệt các chủ đề quan trọng với các chủ đề ít quan trọng hơn. Trong chuỗi email, tôi đã yêu cầu hai người thảo luận về một buổi hòa nhạc của nghệ sĩ guitar kiêm nhạc sĩ Richard Thompson, bao gồm mô tả về một số điểm tinh tế trong kỹ thuật của Thompson. Copilot nhận ra rằng đó là một vấn đề phụ và đưa thông tin đó vào như một phần phụ nhỏ ở cuối bản tóm tắt. Tôi cũng đưa các lỗi đánh máy vào email để xem Copilot có lặp lại chúng trong bản tóm tắt của mình không. Không; họ đã sửa chúng mỗi lần.
Tuy nhiên, có một điều quan trọng mà Copilot không làm — xem bên trong các tệp đính kèm mà mọi người gửi cho nhau và tóm tắt dữ liệu trong đó. Đây là một thiếu sót quan trọng, vì thông tin chi tiết ngắn gọn hơn thường có trong các tệp đính kèm hơn là trong chính các luồng. Trong trường hợp này, mỗi người đã gửi dự báo doanh thu cho nhau. Đó là thông tin quan trọng mà Copilot bỏ qua.
Tuy nhiên, ngay cả khi không có điều đó, việc tóm tắt các chuỗi email vẫn là một công cụ tiết kiệm thời gian và tăng năng suất hữu ích và mạnh mẽ. Đối với những người không cần trợ giúp để soạn thảo email, đây sẽ là tính năng Copilot quan trọng nhất.
Copilot trong Outlook: Kết Luận
Nếu sử dụng đúng cách, Copilot có thể giúp bạn soạn thảo email và phản hồi mới nhanh hơn, chính xác hơn trong cách sử dụng ngôn ngữ và giúp bạn chọn đúng giọng văn. Nó cũng làm tốt việc tóm tắt các chuỗi email phức tạp. Tuy nhiên, email của nó thường có giọng điệu gượng gạo, hơi giả tạo. Bạn không nên gửi chúng như vậy mà hãy làm cho chúng nghe tự nhiên hơn và cá nhân hóa chúng theo một cách nào đó.