Giải thích về Copilot cho Microsoft 365: GenAI kết hợp với các ứng dụng Office

Ban đầu được gọi là Microsoft 365 Copilot khi ra mắt vào tháng 11 năm 2023, “ Copilot for Microsoft 365 ” mang đến một loạt các tính năng AI tạo sinh (genAI) cho các ứng dụng năng suất văn phòng như Word, Outlook, Teams và Excel. 

Trong  bài đăng trên blog công bố công cụ này , CEO của Microsoft Satya Nadella đã mô tả nó là “bước tiến lớn tiếp theo trong quá trình phát triển cách chúng ta tương tác với máy tính…. Với công cụ hỗ trợ làm việc mới, chúng tôi trao cho mọi người nhiều quyền tự chủ hơn và giúp công nghệ dễ tiếp cận hơn thông qua giao diện phổ quát nhất — ngôn ngữ tự nhiên”.

Khi ra mắt, Microsoft giải thích rằng hệ thống Copilot bao gồm ba thành phần: các ứng dụng Microsoft 365 như Word, Excel và Teams, nơi người dùng tương tác với trợ lý AI; Microsoft Graph, bao gồm các tệp, tài liệu và dữ liệu trên toàn bộ môi trường Microsoft 365; và các mô hình OpenAI xử lý lời nhắc của người dùng, chẳng hạn như  mô hình ngôn ngữ lớn ChatGPT-4 và mô hình DALL-E 3 để tạo hình ảnh.

Với  công cụ này , Microsoft hướng đến mục tiêu tạo ra một "trợ lý hữu ích và chức năng hơn" cho công việc, JP Gownder, phó chủ tịch kiêm nhà phân tích chính tại nhóm Tương lai của công việc của Forrester, nói với  Computerworld . "Khái niệm là bạn là 'phi công', nhưng Copilot ở đó để thực hiện các nhiệm vụ có thể giúp cuộc sống dễ dàng hơn rất nhiều". 

Ông cho biết Copilot cho M365 là "một phần của phong trào AI tạo sinh lớn hơn, rõ ràng sẽ thay đổi cách chúng ta thực hiện điện toán", đồng thời lưu ý rằng công nghệ này đã được áp dụng cho nhiều chức năng công việc khác nhau - từ viết nội dung đến tạo mã - kể từ khi  ChatGPT-3.5 ra mắt vào cuối năm 2022 .

Trong cuộc gọi báo cáo thu nhập cuối năm tài chính gần đây nhất, Nadella mô tả Copilot cho Microsoft 365 là "thói quen hàng ngày của những người làm công việc trí óc". Theo Nadella, khách hàng của Copilot đã tăng hơn 60% theo quý. "Số lượng khách hàng có hơn 10.000 chỗ ngồi đã tăng gấp đôi theo quý, bao gồm Capital Group, Disney, Dow, Kyndryl, Novartis", Nadella cho biết. "Và riêng EY sẽ triển khai Copilot cho 150.000 nhân viên của mình.

Một báo cáo gần đây của Forrester   dự đoán rằng 6,9 triệu nhân viên trí thức tại Hoa Kỳ - khoảng 8% tổng số - dự kiến ​​sẽ sử dụng Copilot cho M365 vào cuối năm ngoái.

Ngay cả khi được định giá ở mức 30 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng, vẫn có tiềm năng mang lại giá trị đáng kể cho các doanh nghiệp, giả sử Copilot thực hiện đúng lời hứa của mình theo thời gian. Gownder cho biết: “Vấn đề chính là, 'Liệu nó có thực sự tiết kiệm được thời gian đó không?' vì rất khó để đo lường và chúng ta không thực sự biết chắc chắn. Nhưng ngay cả những ước tính tiết kiệm thời gian thận trọng cũng khá hào phóng.”

Các tính năng của Copilot dành cho Microsoft 365: Bạn sử dụng nó như thế nào?

Tương tác Copilot trong ứng dụng có thể có nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào ứng dụng. Trong nhiều trường hợp, người dùng sẽ tương tác với nó thông qua giao diện trò chuyện có sẵn trong thanh bên. Chức năng Copilot cũng được tích hợp trực tiếp hơn vào một số ứng dụng, chẳng hạn như cửa sổ bật lên trong tài liệu Word hoặc email Outlook. 

Sau đây là cách Copilot hoạt động trong một số ứng dụng M365.

Trong tài liệu Word , nó có thể gợi ý cải tiến cho văn bản hiện có hoặc cho phép người dùng tạo bản nháp đầu tiên từ đầu. Để tạo bản nháp, người dùng có thể yêu cầu Copilot bằng ngôn ngữ tự nhiên tạo văn bản dựa trên lời nhắc và có thể tải lên các tệp và nguồn thông tin bổ sung để hướng dẫn trợ lý AI. Sau khi tạo, người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu, điều chỉnh kiểu hoặc yêu cầu Copilot làm lại toàn bộ. Thanh bên Copilot cung cấp không gian cho nhiều tương tác hơn với bot, cũng gợi ý lời nhắc để cải thiện bản nháp, chẳng hạn như thêm hình ảnh hoặc phần Câu hỏi thường gặp hoặc tóm tắt văn bản. 

Trong cuộc gọi video Teams, Copilot sẽ tóm tắt lại những gì đã thảo luận cho đến nay, với phần tóm tắt ngắn gọn về các điểm trò chuyện theo thời gian thực. Bạn cũng có thể yêu cầu trợ lý AI phản hồi về quan điểm của mọi người trong cuộc gọi hoặc những câu hỏi nào vẫn chưa được giải quyết. Những người không thể tham dự một cuộc họp cụ thể có thể gửi trợ lý AI thay họ để cung cấp bản tóm tắt về những gì họ đã bỏ lỡ và các mục hành động họ cần theo dõi. 

Trong  PowerPoint , Copilot có thể tự động chuyển đổi một tài liệu Word thành các slide nháp sau đó có thể được điều chỉnh thông qua ngôn ngữ tự nhiên trong thanh bên Copilot. Nó cũng có thể tạo ra các ghi chú diễn giả được đề xuất để đi kèm với các slide và thêm nhiều hình ảnh hơn. 

Đây chỉ là một số ví dụ. Các ứng dụng khác có tích hợp Copilot bao gồm Excel, Outlook, OneNote, Loop và Whiteboard.

Một cách khác để tương tác với Copilot là thông qua giao diện trò chuyện riêng có thể truy cập qua Teams. Tại đây, Copilot hoạt động như một công cụ tìm kiếm hiển thị thông tin từ nhiều nguồn, bao gồm tài liệu, lịch, email và trò chuyện. Ví dụ, một nhân viên có thể yêu cầu cập nhật về một dự án và nhận được bản tóm tắt về các thông tin liên lạc và tài liệu nhóm có liên quan đã tạo, với các liên kết đến các nguồn.

Microsoft sẽ  mở rộng phạm vi tiếp cận của Copilot vào các ứng dụng khác  mà người lao động sử dụng thông qua "các plugin" — về cơ bản là tích hợp ứng dụng của bên thứ ba. Những điều này sẽ cho phép trợ lý khai thác dữ liệu được lưu trữ trong các ứng dụng từ các nhà cung cấp phần mềm khác bao gồm Atlassian, ServiceNow và Mural. Microsoft cho biết có năm mươi plugin như vậy, với "hàng nghìn" plugin khác dự kiến ​​sẽ ra mắt trong tương lai. 

Các Copilot khác của Microsoft là gì?

Copilot của Microsoft được nhúng trong nhiều sản phẩm. Ngoài bộ M365, còn có Copilots for Dynamics, Power BI, GitHub và bộ bảo mật của Microsoft.

Và sau đó có những chiếc Copilot chủ yếu hướng đến người tiêu dùng hơn là người dùng doanh nghiệp. 

Microsoft  đã ra mắt Copilot Pro  vào tháng 1 năm 2024, một gói đăng ký 20 đô la một tháng cung cấp cho cá nhân các chức năng tương tự như Copilot cho M365. Khách hàng của Copilot Pro có quyền truy cập vào chatbot Copilot và tạo hình ảnh genAI, cũng như các tính năng trợ lý AI trong các phiên bản web miễn phí của các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint và Outlook (mặc dù không phải Teams). Những người có đăng ký Microsoft 365 Personal và Family cũng có thể truy cập Copilot trong các ứng dụng máy tính để bàn. 

Ngoài ra còn có phiên bản miễn phí của Copilot chỉ có chức năng chatbot.

Giao diện trò chuyện Copilot có thể truy cập theo nhiều cách cho cả người dùng trả phí và miễn phí. Có một trang web chuyên dụng, một ứng dụng di động và một chatbot được tích hợp vào hệ điều hành Windows, trình duyệt Edge và công cụ tìm kiếm Bing.

Những khách hàng đầu tiên sử dụng Copilot như thế nào?

Có hai cách cơ bản mà người dùng sẽ tương tác với Copilot. Có thể truy cập trực tiếp trong một ứng dụng cụ thể — ví dụ như để tạo slide PowerPoint hoặc bản nháp email — hoặc thông qua chatbot ngôn ngữ tự nhiên có thể truy cập trong Teams, được gọi là Microsoft 365 Chat. 

Tương tác trong ứng dụng có thể có nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào ứng dụng. Ví dụ, khi Copilot được gọi trong tài liệu Word, nó có thể gợi ý cải tiến cho văn bản hiện có hoặc thậm chí tạo bản thảo đầu tiên.

Để tạo bản nháp, người dùng có thể yêu cầu Copilot bằng ngôn ngữ tự nhiên tạo văn bản dựa trên một nguồn thông tin cụ thể hoặc từ sự kết hợp của nhiều nguồn. Một ví dụ: tạo bản nháp đề xuất dựa trên ghi chú cuộc họp từ OneNote và lộ trình sản phẩm từ một tài liệu Word khác. Sau khi tạo bản nháp, người dùng có thể chỉnh sửa, điều chỉnh kiểu hoặc yêu cầu công cụ AI làm lại toàn bộ tài liệu. Thanh bên Copilot cung cấp không gian cho nhiều tương tác hơn với bot, cũng gợi ý các lời nhắc để cải thiện bản nháp, chẳng hạn như thêm hình ảnh hoặc phần Câu hỏi thường gặp. 

Trong cuộc gọi video Teams, người tham gia có thể yêu cầu tóm tắt lại những gì đã thảo luận cho đến nay, với Copilot cung cấp tổng quan ngắn gọn về các điểm trò chuyện theo thời gian thực thông qua thanh bên Copilot. Bạn cũng có thể yêu cầu trợ lý AI phản hồi về quan điểm của mọi người trong suốt cuộc gọi hoặc những câu hỏi nào vẫn chưa được giải quyết. Những người không thể tham dự một cuộc họp cụ thể có thể gửi trợ lý AI thay họ để cung cấp bản tóm tắt về những gì họ đã bỏ lỡ và các mục hành động họ cần theo dõi. 

Trong PowerPoint, Copilot có thể tự động chuyển một tài liệu Word thành các slide nháp sau đó có thể được điều chỉnh thông qua ngôn ngữ tự nhiên trong thanh bên Copilot. Copilot cũng có thể tạo các ghi chú diễn giả được đề xuất để đi kèm với các slide và thêm nhiều hình ảnh hơn. 

Một cách khác để tương tác với Copilot là thông qua Microsoft 365 Chat, có thể truy cập như một chatbot với Teams. Tại đây, Microsoft 365 Chat hoạt động như một công cụ tìm kiếm hiển thị thông tin từ nhiều nguồn, bao gồm tài liệu, lịch, email và trò chuyện. Ví dụ: một nhân viên có thể yêu cầu cập nhật về một dự án và nhận được bản tóm tắt về các tài liệu và thông tin liên lạc của nhóm có liên quan đã được tạo, với các liên kết đến các nguồn. Microsoft sẽ  mở rộng phạm vi tiếp cận của Copilot vào các ứng dụng khác mà  nhân viên sử dụng thông qua "các plugin" — về cơ bản là tích hợp ứng dụng của bên thứ ba. Những plugin này sẽ cho phép trợ lý khai thác dữ liệu được lưu trữ trong các ứng dụng từ các nhà cung cấp phần mềm khác bao gồm Atlassian, ServiceNow và Mural. Microsoft cho biết hiện có năm mươi plugin như vậy và dự kiến ​​sẽ có thêm "hàng nghìn" plugin nữa trong tương lai. 

Trước khi ra mắt, nhiều doanh nghiệp đã truy cập Copilot cho M365 như một phần của chương trình truy cập sớm có trả phí (EAP); chương trình này bắt đầu với một số ít người tham gia trước khi phát triển lên tới hàng trăm khách hàng, bao gồm Chevron, Goodyear và General Motors. 

Một trong những bên tham gia EAP là công ty tiếp thị Dentsu, công ty này bắt đầu triển khai 300 giấy phép cho đội ngũ kỹ thuật và sau đó là nhân viên trên toàn cầu. Trường hợp sử dụng phổ biến nhất cho đến nay là tóm tắt thông tin được tạo trong các ứng dụng M365 — cuộc gọi Teams là một ví dụ.

Kate Slade, giám đốc phát triển công nghệ mới nổi tại Dentsu, cho biết: “Tóm tắt chắc chắn là trường hợp sử dụng phổ biến nhất mà chúng tôi thấy ngay từ đầu, vì đây là lời nhắc dễ dàng: bạn thực sự không cần phải thực hiện bất kỳ kỹ thuật nhắc nhở nào…, Copilot đã gợi ý điều này”.

Nhân viên cũng có thể truy cập các chức năng Trò chuyện M365 để chuẩn bị cho các cuộc họp, ví dụ, với khả năng nhanh chóng lấy thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Điều này có nghĩa là có thể tìm thông tin từ một dự án cách đây vài năm "mà không cần phải lục tung cả mê cung thư mục", Slade cho biết.

Slade cho biết phản hồi từ các nhân viên tại Dentsu hầu hết là tích cực, hiện tại họ còn lập danh sách chờ cho những ai muốn sử dụng công cụ AI này.

“Nó giúp giảm thời gian họ dành cho [các nhiệm vụ] và giúp họ có thời gian để sáng tạo hơn, có chiến lược hơn hoặc chỉ là trở thành một con người và kết nối ngang hàng trong các cuộc họp Teams”, cô nói. “Đó là một trong những tác động lớn nhất mà chúng tôi thấy…, chỉ giúp dành thời gian cho các nhiệm vụ nhận thức cấp cao hơn mà mọi người phải làm”.

Các trường hợp sử dụng khác nhau giữa các vai trò khác nhau. Các nhà thiết kế đồ họa của Denstu sẽ nhận được ít giá trị hơn khi sử dụng Copilot trong PowerPoint, ví dụ: "Họ sẽ tự tạo ra các tác phẩm thực sự ấn tượng về mặt hình ảnh và không thực sự hài lòng với khả năng có sẵn đó", Slade cho biết. "Nhưng những người sáng tạo đó có thể nhận được nhiều lợi ích từ Copilot trong Excel và khả năng sử dụng ngôn ngữ tự nhiên để nói rằng, 'Này, tôi cần thực hiện một số phân tích trên bảng này' hoặc 'Những xu hướng chính từ dữ liệu này là gì?' hoặc 'Tôi muốn thêm một cột thực hiện điều này hoặc điều kia."

Copilot so sánh với các công cụ genAI về năng suất và cộng tác khác như thế nào?

Hầu hết các nhà cung cấp trên thị trường phần mềm năng suất và cộng tác đều đã thêm genAI vào dịch vụ của họ tại thời điểm này.

Google, đối thủ cạnh tranh chính của Microsoft trong lĩnh vực phần mềm năng suất, đã ra mắt  DuetAI for Workspace vào năm 2023 và đổi tên thành Gemini với hai phiên bản có sẵn: Enterprise (30 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng) và Gemini Business (20 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng). Trợ lý AI của Google có thể tóm tắt các cuộc hội thoại Gmail, soạn thảo văn bản và tạo hình ảnh trong các ứng dụng Workspace như Docs, Sheets và Slides. 

Slack, công ty phần mềm cộng tác thuộc sở hữu của Salesforce và là đối thủ của Microsoft Teams, đã ra mắt tính năng Slack AI vào tháng 2. Các công ty khác cạnh tranh với các thành phần của danh mục Microsoft 365, chẳng hạn như Zoom, Box, Coda và Cisco, cũng đã chào hàng các kế hoạch genAI. 

Trong khi đó, Apple tuyên bố rằng họ sẽ tích hợp các tính năng AI tạo sinh vào các công cụ năng suất của mình.

Ngoài ra còn có các công cụ AI chuyên biệt, chẳng hạn như ChatGPT của OpenAI, cũng như Claude, Perplexity AI, Jasper AI và các công cụ khác, cũng cung cấp các tính năng tạo văn bản và tóm tắt tài liệu. 

Copilot có một số lợi thế so với các đối thủ. Một là vị thế thống lĩnh của Microsoft trên thị trường phần mềm năng suất và cộng tác, Castañón cho biết. "Lợi thế chính mà Microsoft 365 Copilot sẽ có là — giống như các sáng kiến ​​trước đây khác như Teams — nó có một cơ hội 'sẵn sàng' với danh mục cộng tác và năng suất của Microsoft và dấu ấn toàn cầu rộng lớn của nó", ông nói. 

Mối quan hệ đối tác chặt chẽ của Microsoft  với OpenAI  (Microsoft đã đầu tư hàng tỷ đô la vào công ty này  kể từ năm 2019  và nắm giữ một lượng lớn cổ phần không kiểm soát trong doanh nghiệp) có thể đã giúp công ty này xây dựng AI tạo sinh trên các ứng dụng của mình nhanh hơn so với các đối thủ. 

Castañón cho biết: “Khoản đầu tư vào OpenAI đã mang lại tác động, cho phép công ty đẩy nhanh việc sử dụng AI/LLM tạo sinh trong các sản phẩm của mình, vượt lên trước Google Cloud và các đối thủ cạnh tranh khác”.