Với một số lưu ý, công cụ genAI doanh nghiệp của Microsoft mang lại lợi ích rõ ràng về năng suất trong các ứng dụng Microsoft 365, đặc biệt là đối với các tác vụ sáng tạo. Nhưng liệu nó có thực sự đáng giá 30 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng không?
Kỷ nguyên AI đã đến với chúng ta nhanh hơn bất kỳ ai có thể tưởng tượng. Chỉ trong vòng một năm rưỡi, công cụ AI tạo ra ChatGPT của OpenAI và sản phẩm con Microsoft Copilot đã chuyển từ mốt nhất thời thành công cụ kinh doanh bắt buộc mà các công ty đang đầu tư hàng tỷ đô la.
Hiện là người đi đầu genAI, Microsoft đang xây dựng Copilot thành dòng sản phẩm đầy đủ của mình . Có phiên bản Copilot miễn phí trong Windows và trong trình duyệt Edge. Có gói đăng ký Copilot Pro trả phí dành cho cá nhân. Có Copilot cho Bảo mật, Copilot cho Bán hàng, Copilot cho Tài chính và nhiều gói khác nữa.
Vài tháng trước, công ty đã phát hành Copilot được mong đợi nhất trong số tất cả, Copilot theo đăng ký cho Microsoft 365 , tích hợp các tính năng AI vào các phiên bản doanh nghiệp của bộ ứng dụng văn phòng Microsoft. Điều đó báo hiệu sự kết thúc của giai đoạn cường điệu của genAI. Bây giờ là lúc để xem nó có thể giúp ích cho các doanh nghiệp trong thế giới thực như thế nào. Cao su cuối cùng đã gặp đường.
Copilot cho Microsoft 365 có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không? Có phù hợp với doanh nghiệp của bất kỳ ai không? Để tìm hiểu, tôi đã thử nghiệm, kiểm tra xem nó hoạt động tốt như thế nào (hoặc không hoạt động) trong Word, Excel, PowerPoint và Outlook, các ứng dụng cốt lõi của Microsoft 365. Tôi cũng đã kiểm tra khả năng giúp bạn có được cái nhìn tổng quan về bức tranh toàn cảnh kết hợp thông tin từ tất cả các ứng dụng đó.
Dựa trên những kết quả đó, tôi đưa ra khuyến nghị về việc liệu nó đã sẵn sàng cho thời điểm vàng cho các doanh nghiệp hay chưa và nếu đã sẵn sàng thì những công ty nào có thể hưởng lợi từ nó. Hãy đọc tiếp để xem những gì tôi tìm thấy.
Copilot trong Word
Dù bằng cách nào, công việc của nhiều người xoay quanh việc soạn thảo các tài liệu văn bản — báo cáo, bản ghi nhớ, tài liệu lập kế hoạch, tài liệu tiếp thị, đề xuất ngân sách… danh sách thì vô tận. Vì vậy, khả năng là bạn dành nhiều thời gian trong Microsoft 365 sẽ là trong Word.
Copilot giúp bạn nhiều đến mức nào không chỉ phụ thuộc vào thời gian bạn dành cho Word mà còn phụ thuộc vào mức độ phức tạp của các tài liệu bạn viết và mức độ thoải mái của bạn khi viết. Một số người — hãy nghĩ đến họ như một số ít người may mắn — ngồi vào bàn phím, và các từ ngữ bắt đầu tuôn chảy theo một cách có tổ chức tốt, mọi thứ được diễn đạt ngắn gọn và đúng trọng tâm, với rất ít chỉnh sửa hoặc viết lại, ngay cả trong các tài liệu phức tạp. Đối với họ, Copilot có thể không phải là một công cụ tiết kiệm thời gian hay tăng năng suất đáng kể.
Nhưng rồi còn phần còn lại của thế giới. Những người nhìn chằm chằm vào bàn phím một cách buồn bã khi họ phải viết một bản ghi nhớ. Những người cảm thấy lo lắng khi phải đối mặt với thời hạn cho một đề xuất dự án hoặc một tài liệu tiếp thị. Những người sống theo câu nói: "Viết lách thì dễ. Bạn chỉ cần mở một tĩnh mạch và chảy máu."
Đó là những người mà Copilot trong Word được thiết kế cho. Và mặc dù Copilot không giải quyết được mọi vấn đề của họ, nhưng nó thực hiện khá tốt nhiệm vụ biến hầu hết mọi người thành những người viết hiệu quả.
Tạo bản nháp tài liệu từ mô tả
Trợ giúp của Copilot bắt đầu ngay khi bạn muốn tạo một tài liệu. Nhấn Alt-I và màn hình Draft with Copilot sẽ xuất hiện. Mô tả tài liệu bạn muốn tạo, bao gồm cả phác thảo hoặc ghi chú nếu bạn có. Copilot sẽ bắt đầu làm việc ngay và tạo bản nháp cho bạn.
Copilot có thể giúp bạn soạn thảo một tài liệu mới khi bạn mô tả hoặc cung cấp cho bạn một tệp tin hiện có làm điểm khởi đầu.
Đừng mong đợi bất cứ điều gì hào nhoáng hay độc đáo; Copilot sẽ không làm ai kinh ngạc với phong cách viết của nó. Nó là công việc thường ngày và thường là tầm thường. Nhưng đối với nhiều người trong nhiều công việc, công việc thường ngày và tầm thường là ổn, miễn là có đầy đủ thông tin, văn bản rõ ràng, tài liệu được tổ chức tốt và không có lỗi ngữ pháp rõ ràng. Và tôi thấy rằng mọi lúc — cho dù là soạn thảo đề xuất dự án, tài liệu tiếp thị hay bài thuyết trình bán hàng — Copilot đều cho ra đời chính xác loại tài liệu đó.
Điều hữu ích hơn là sau khi tạo bản nháp, nó sẽ hỏi bạn có muốn thay đổi theo bất kỳ cách nào không — ví dụ, làm cho nó trang trọng hơn hay ít trang trọng hơn hoặc làm cho nó ngắn hơn hay dài hơn. Bạn có thể tiếp tục lặp lại như vậy cho đến khi nó đọc theo cách bạn muốn.
Và hãy nhớ rằng phần khó nhất của việc viết thường chỉ là viết bản thảo đầu tiên; bạn có thể thêm hiệu ứng và sự hấp dẫn sau đó nếu đó là điều bạn muốn. Vì vậy, ngay cả những người viết có kinh nghiệm cũng có thể thấy một số công dụng của nó, vì nó có thể nhanh chóng tạo ra bản thảo đầu tiên.
Hãy cẩn thận với 'ảo giác'
Đôi khi, Copilot sẽ tự nghiên cứu về chủ đề bạn yêu cầu viết và đưa thông tin đó vào bản nháp. Điều đó có thể vừa là điều tốt vừa là điều xấu. Thật tốt khi thông tin bổ sung phản ánh những gì bạn yêu cầu. Nhưng nó có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng khi tự tạo ra thông tin — đặc biệt là khi thông tin đó không chính xác. Trong các thử nghiệm của tôi, nó đã làm như vậy trong một số trường hợp.
Ví dụ, tôi yêu cầu nó viết một bản ghi nhớ qua email gửi cho Giám đốc Kỹ thuật Dữ liệu của một công ty tưởng tượng mà tôi tạo ra (Work@Home, mà tôi nói là bán đồ nội thất văn phòng tại nhà) phàn nàn về những dữ liệu không chính xác mà tôi tìm thấy. Tôi đã không cung cấp thông tin chi tiết cụ thể về những dữ liệu không chính xác đó là gì.
Bản thân Copilot đã viết rằng tôi đã tìm thấy "các giá trị bị thiếu, nhãn không chính xác, định dạng không nhất quán và các bản ghi trùng lặp". Trong bản thảo, họ đã thêm "Tôi đã đính kèm một bảng tính với một số ví dụ về các lỗi dữ liệu mà tôi đã tìm thấy, cùng với các nguồn và ngày tháng của dữ liệu".
Không có điều nào trong số đó là đúng và tôi chắc chắn không có bảng tính nào chứa những lỗi tưởng tượng đó.
Tôi cũng thấy rằng Copilot for Word đã viết các bản nháp khác nhau cho tôi khi tôi hỏi cùng một câu hỏi vào những ngày khác nhau. Lần thứ hai tôi đưa ra yêu cầu mà tôi đã nêu chi tiết trong đoạn trước, nó tạo ra nhiều chi tiết hơn lần đầu tiên, trích dẫn các vấn đề không tồn tại như "nhiều hàng thiếu giá trị cho các biến quan trọng như ID khách hàng, ngày mua và danh mục sản phẩm... nhãn không chính xác cho một số biến, chẳng hạn như giới tính. Một số giá trị được gắn nhãn là M hoặc F, trong khi những giá trị khác được gắn nhãn là Nam hoặc Nữ".
Bản dự thảo cũng phàn nàn về thông tin lỗi thời, chẳng hạn như giá cũ. (Một lần nữa, không có thông tin nào trong số này tồn tại.) Thậm chí còn thêm một phần có các khuyến nghị về cách khắc phục sự cố — những khuyến nghị mà tôi chưa bao giờ đưa ra.
Bài học ở đây là: Bạn cần phải xem xét rất cẩn thận bất cứ thứ gì Copilot tạo ra cho bạn. Copilot, giống như tất cả các phần mềm AI tạo ra, đều phải chịu những gì các nhà nghiên cứu gọi là "ảo giác" - tức là bịa ra mọi thứ và làm những gì chúng ta gọi là nói dối nếu một người làm điều đó.
Vì vậy, như thường lệ khi sử dụng các công cụ genAI, điều quan trọng là phải kiểm tra lỗi thực tế trong đầu ra của Copilot, cho dù bạn đang sử dụng trong Word, PowerPoint hay các ứng dụng khác. Ngay cả khi tạo bản nháp dựa trên tài liệu hiện có, nó vẫn có thể đưa vào tài liệu mới không chính xác.
Tôi thấy trong các bài kiểm tra của mình rằng khi tôi đưa vào yêu cầu của mình rất nhiều thông tin chi tiết, Copilot có xu hướng không tạo ra ảo giác như thế này. Vì vậy, hãy ghi nhớ điều đó khi sử dụng nó. Yêu cầu Copilot liệt kê các nguồn mà nó lấy thông tin cũng có thể giúp giảm bớt ảo giác.
Tôi tìm thấy một điều kỳ lạ khác với Copilot cho Word. Khi bạn tạo một tài liệu mới trong Word, có hai cách để tạo yêu cầu Copilot: Bạn có thể nhấp vào biểu tượng Copilot trên Ribbon hoặc nhấn Alt-I. Khi bạn nhấp vào biểu tượng, một ngăn Copilot sẽ trượt vào từ bên phải và bạn nhập lời nhắc của mình vào đó. Bản nháp cũng xuất hiện trong ngăn đó. Bạn sẽ phải sao chép và dán nó vào tài liệu Word theo cách thủ công.
Khi bạn nhấn Alt-I, sẽ không có ngăn Copilot. Thay vào đó, một màn hình nhỏ “Draft with Copilot” sẽ xuất hiện và bạn nhập yêu cầu của mình vào đó. Trong trường hợp đó, bản nháp được tạo trong chính tài liệu. Bạn sẽ tốt hơn nhiều khi nhấn Alt-I, không chỉ vì nó đơn giản hóa công việc của bạn bằng cách tạo tài liệu trực tiếp trong Word. Khi thực hiện theo cách đó, bạn cũng có thể yêu cầu Copilot sử dụng một tệp hiện có làm điểm bắt đầu cho bản nháp của bạn. (Chi tiết về cách thực hiện như sau.) Bạn không thể thực hiện điều đó bằng ngăn bên phải Copilot.
Ngoài ra, tôi thấy rằng khi bạn sử dụng Alt-I, bạn sẽ có được bản nháp toàn diện hơn. Mặc dù đó là một điều tốt, nhưng tôi thấy rằng Copilot có nhiều khả năng tự tạo thông tin hơn khi sử dụng phương pháp này để tạo bản nháp.
Tạo bản thảo dựa trên các tài liệu hiện có
Như tôi đã đề cập ở trên, có một tính năng hữu ích hơn nữa khi tạo tệp mới — để Copilot tham chiếu tệp hiện có làm cơ sở để tạo tệp mới. Bạn có thể cung cấp cho nó một số loại tệp Office, bao gồm DOC, DOCX, FLUID, LOOP, PPT, PPTX và XLSX, cũng như các tệp OpenOffice ODP và ODT, tệp RTF, PDF và nhiều tệp hình ảnh, bao gồm GIF, JFIF, PJPEG, JPG, PNG và WebP.
Khi bạn làm như vậy, Copilot có thể lấy thông tin hiện có, sắp xếp lại và viết lại thông tin đó, sử dụng thông tin mới mà nó tìm thấy. Ví dụ, tôi đã sử dụng các ghi chú ngắn gọn, lộn xộn ban đầu của mình về bài đánh giá này và tạo một tệp từ đó. Sau đó, tôi đưa thông tin đó vào Copilot, nơi đã thực hiện một công việc đáng tin cậy là viết một mô tả ngắn gọn về Copilot là gì, liệt kê ưu và nhược điểm của nó và tóm tắt những gì tôi đã viết.
Thông tin trong tệp bạn cung cấp cho Copilot càng chi tiết thì tài liệu mới sẽ càng tốt. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu Copilot viết một bài giới thiệu bán hàng dựa trên một tài liệu tiếp thị. Đó chính xác là những gì tôi đã làm: Tôi yêu cầu Copilot viết một bài giới thiệu bán hàng để mua đồ nội thất văn phòng cho những người làm việc tại nhà, dựa trên một tài liệu tiếp thị — một tài liệu mà trước đó tôi đã yêu cầu Copilot tạo dựa trên các đề xuất của tôi. Trong tài liệu giới thiệu bán hàng mới, nó đã làm rất tốt việc làm nổi bật các lợi ích của sản phẩm và đưa ra một bài giới thiệu bán hàng có mục tiêu rõ ràng. Giống như mọi thứ Copilot tạo ra, văn xuôi không hấp dẫn, nhưng nó đã hoàn thành nhiệm vụ.
Chuỗi sự kiện này cho thấy Copilot, khi được sử dụng đúng cách, có thể là một công cụ thúc đẩy năng suất tuyệt vời. Tôi chỉ mất khoảng năm phút nhập ghi chú để Copilot tạo tài liệu tiếp thị gốc và sau khi hoàn thành, tôi chỉ mất vài phút để tạo một bài giới thiệu bán hàng đi kèm. Cộng thêm hai mươi phút nữa để kiểm tra bản nháp và viết lại, tôi đã có được hai tài liệu tiếp thị và bán hàng hoàn chỉnh. Tất cả những việc đó mất ít thời gian hơn so với hầu hết mọi người để viết một bản nháp đầu tiên của một tài liệu tiếp thị.
Có một vấn đề nhỏ với tính năng này. Khi bạn nhấp vào nút "Tham chiếu tệp" để chọn tệp hiện có, bạn chỉ thấy ba tệp gần đây nhất mà bạn đã mở trong Word. Không có cách nào để điều hướng đến các tệp khác. Vì vậy, nếu bạn chưa mở tệp bắt đầu gần đây, bạn sẽ phải mở tệp đó, sau đó đóng tệp đó. Đó không phải là vấn đề quá lớn, nhưng đủ khó chịu để nhận ra.
Ngoài ra, hãy nhớ rằng tệp nguồn phải được lưu trữ trong OneDrive, có thể là lưu cục bộ trên PC của bạn hoặc trên đám mây trong OneDrive của bạn hoặc của người khác trong doanh nghiệp của bạn.
Tóm tắt tài liệu
Copilot trong Word không chỉ tạo tài liệu mới. Bạn cũng có thể sử dụng nó để chỉnh sửa hoặc tóm tắt các tài liệu hiện có. Mở tệp, sau đó nhấp vào biểu tượng Copilot ở góc trên bên phải màn hình. Ngăn bên phải của Copilot sẽ xuất hiện. Nó sẽ có các gợi ý về những gì bạn có thể làm với tệp — ví dụ, tóm tắt tệp, kiểm tra xem có lời kêu gọi hành động không, v.v. Nhưng bạn không chỉ giới hạn ở đó. Bạn cũng có thể yêu cầu Copilot viết lại tệp theo giọng điệu trang trọng hơn hoặc ít trang trọng hơn, giảm độ dài của tệp, v.v.
Tôi đã ngạc nhiên về việc nó hoạt động tốt như thế nào. Tóm tắt ngắn gọn và đúng mục tiêu, nó tuân theo hướng dẫn của tôi để viết lại tốt khi tôi yêu cầu nó tạo một tài liệu ít nhiều chính thức. Nó thậm chí còn xác định chính xác lời kêu gọi hành động trong một tài liệu tiếp thị.
Hãy nhớ rằng vì đây là chatbot nên bạn không bị giới hạn bởi các hành động được tạo sẵn. Hãy yêu cầu nó làm bất cứ điều gì bạn muốn. Điều tệ nhất có thể xảy ra là nó sẽ không chịu làm.
Ngoài ra còn có một công dụng khác của Copilot trong Word — không chỉ làm việc trên các tài liệu của riêng bạn mà còn lấy thông tin từ tài liệu do đồng nghiệp gửi cho bạn. Bạn có thể yêu cầu nó tóm tắt tài liệu, các điểm quan trọng nhất của tài liệu, v.v. Bạn cũng có thể hỏi Copilot những câu hỏi cụ thể về tài liệu, chẳng hạn như tìm một điểm dữ liệu cụ thể. Tôi thấy nó chính xác đến ngạc nhiên.
Copilot trong Word: Kết luận
Copilot trong Word khiến tôi ngạc nhiên — nó hữu ích hơn nhiều so với những gì tôi mong đợi. Nó soạn thảo các tài liệu theo yêu cầu của tôi, thực hiện công việc rất đáng tin cậy khi tạo các tài liệu mới dựa trên các tài liệu hiện có và khá hữu ích khi tôi yêu cầu nó viết lại. Những người gặp khó khăn khi viết sẽ thấy nó cực kỳ hữu ích. Ngay cả những người viết có kinh nghiệm cũng có thể giảm bớt các nhiệm vụ mà họ thấy khó chịu — ví dụ, nếu họ cần cung cấp bản tóm tắt của một tài liệu cho người khác.
Tuy nhiên, có một cảnh báo quan trọng ở đây. Bạn cần xem xét cẩn thận mọi thứ mà nó tạo ra trong trường hợp nó bao gồm thông tin không chính xác. Điều đó đưa ra một điểm lớn hơn cho các doanh nghiệp. Nếu họ quyết định triển khai Copilot cho Microsoft 365, họ nên cung cấp đào tạo nghiêm túc cho nhân viên của mình với trọng tâm đáng kể về cách phát hiện lỗi do Copilot tạo ra và cách sử dụng Copilot theo cách khiến nó ít có khả năng tạo ra lỗi ngay từ đầu.