Copilot cho Microsoft 365 đi sâu vào chi tiết: Copilot trong Excel

Đối với những người không phải là người giỏi sử dụng bảng tính, điều này có thể đặc biệt gây khó khăn — một lần nữa, làm thế nào để tạo biểu đồ? Làm thế nào để chèn công thức? Làm thế nào để hiểu được các bảng tính phức tạp?

Đó là nơi tôi hy vọng Copilot sẽ giúp ích. Tuy nhiên, trong các bài kiểm tra của tôi, nó đã không giúp ích. Không giống như trong Word, tôi không thể gọi Copilot khi tạo bảng tính mới, mô tả những gì tôi muốn thực hiện và để Copilot thực hiện thay tôi. Thay vào đó, tôi phải tạo bảng tính như bình thường và đối mặt với viễn cảnh chán nản về sự trống rỗng của nó được bày ra trước mắt tôi.

Và tôi sớm phát hiện ra một hạn chế khác khi tôi nhấp vào biểu tượng Copilot ở góc trên bên phải màn hình. Khung Copilot trượt vào phần bên phải của màn hình nhưng chỉ nói: "Bạn cần một bảng Excel trong trang tính này để tiếp tục. Nếu bạn muốn xem ví dụ, tôi có một ví dụ sẵn sàng cho bạn." Nếu tôi không biết cách tạo bảng , tôi sẽ phải tìm ra điều đó trước khi có thể bắt đầu sử dụng Copilot trong Excel.

Tuy nhiên, Microsoft gần đây đã công bố một số cải tiến cho Copilot trong Excel . Cải tiến lớn nhất: Copilot sẽ không còn bị giới hạn sử dụng trong bảng nữa. Nếu bạn định dạng dữ liệu của mình bằng một hàng tiêu đề duy nhất ở trên cùng, bạn sẽ có thể sử dụng Copilot trên đó.

Thay đổi này đang dần được triển khai cho người dùng và tôi chưa có nó nên hiện tại tôi không thể thử nghiệm. Nhưng nó khắc phục được một trong những hạn chế lớn mà tôi gặp phải với Copilot trong Excel.

Tạo biểu đồ

Tiếp tục thử nghiệm, tôi đã tạo một bảng bao gồm dữ liệu doanh thu, bao gồm doanh thu hàng tháng. Tôi đã yêu cầu Copilot thực hiện yêu cầu cơ bản nhất: "Biểu đồ doanh thu theo tháng". Tôi muốn xem Copilot có chọn đúng loại biểu đồ (biểu đồ đường) không và liệu nó có tạo biểu đồ đó cho tôi không.

Câu trả lời là có và không. Nó biết đủ để tạo biểu đồ đường và chọn và biểu đồ dữ liệu phù hợp. Tuy nhiên, Copilot đã tạo biểu đồ trong khung bên của nó, không phải trong chính bảng tính. Tôi không thể tìm ra cách để Copilot chèn biểu đồ vào bảng tính. Tôi phải yêu cầu Copilot tạo một bảng tính mới, sau đó yêu cầu Copilot chèn biểu đồ đường vào đó bằng cách nhấp vào "Thêm vào trang tính mới".

Vào thời điểm đó, tôi có một bảng tính chỉ có biểu đồ đường và một lượng nhỏ dữ liệu đi kèm. Nhưng tôi muốn có biểu đồ trong bảng tính gốc. Vì vậy, bây giờ tôi phải sao chép thủ công biểu đồ trở lại bảng tính gốc. Cuối cùng, tôi đã dành quá nhiều thời gian để làm một việc rất đơn giản: tạo biểu đồ đường cơ bản. Tôi có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian bằng cách tự tạo biểu đồ. Copilot đã khiến tôi kém hiệu quả và năng suất hơn, chứ không phải hơn.

Tuy nhiên, một lần nữa, bản sửa lỗi dường như sắp ra mắt. Trong số những cải tiến đang được triển khai , Microsoft cho biết, có "nhiều câu trả lời mang tính đàm thoại và toàn diện hơn cho nhiều câu hỏi liên quan đến Excel". Vì vậy, bạn sẽ có thể thực hiện những việc như nhận hướng dẫn từng bước để hoàn thành một số tác vụ nhất định trong Excel. Những hướng dẫn này có thể bao gồm các ví dụ về công thức. Microsoft tuyên bố Copilot cũng sẽ có thể sửa và giải thích các lỗi công thức mà nó tìm thấy.

Vì tôi chưa có các tính năng mới nên tôi không thể nói rằng Copilot cải tiến này có đáp ứng được những tuyên bố này hay không — nhưng rõ ràng Microsoft đang nỗ lực khắc phục một thiếu sót lớn của phiên bản Copilot ban đầu trong Excel.

Tìm kiếm thông tin chi tiết về dữ liệu

Tuy nhiên, ngay cả khi thử nghiệm phiên bản trước đó, tôi vẫn tìm thấy một ứng dụng rất hữu ích cho Copilot trong Excel. Thay vì yêu cầu Copilot thực hiện một tác vụ cụ thể cho tôi — chẳng hạn như tạo một biểu đồ cụ thể — tôi yêu cầu nó tìm những thông tin chi tiết mà tôi có thể không tự tìm thấy trong một bảng hiện có. Với một bảng được mở trong bảng tính, tôi nhấp vào "Hiển thị thông tin chi tiết về dữ liệu" trong ngăn Copilot. Nó tạo ra một biểu đồ thanh hiển thị tổng số ngày cần thiết để hoàn thành từng loại tác vụ trong bảng. Rất có thể tôi sẽ không bao giờ tự mình tìm thấy điều đó — tôi thậm chí còn không nghĩ đến việc tìm kiếm nó.

Tuy nhiên, đó là một hiểu biết khá hữu ích. Nó có thể giúp tôi làm một số việc: lập lịch trình dự án chính xác hơn, xác định các nút thắt trong dự án, kiểm tra các nhiệm vụ mất nhiều thời gian nhất để xem liệu chúng có thể được sắp xếp hợp lý hay không.

Tôi liên tục nhấp vào "Tôi có thể xem thông tin chi tiết khác không" và thấy các biểu đồ khác—một số hữu ích, một số thì không. Tôi vẫn không thể chèn trực tiếp các biểu đồ bên cạnh bảng gốc của mình — mỗi biểu đồ được đặt, cùng với dữ liệu của nó, vào một bảng tính mới trên một tab mới và tôi sẽ phải sao chép và dán chúng vào một tab hoặc bảng tính mới nếu tôi muốn sử dụng chúng theo những cách khác. Tuy nhiên, đây là một công cụ mạnh mẽ thực hiện rất tốt việc khai thác các bảng để có được thông tin chi tiết hữu ích, thực tế.

Copilot có tính mở đủ để bạn có thể truy vấn dữ liệu liên tục để có được thông tin chi tiết và thông tin hữu ích theo cách này.

Microsoft tuyên bố Copilot cũng có thể giúp tạo ra các công thức phức tạp, nâng cao. Tuy nhiên, tôi không phải là người giỏi về bảng tính, nên không thể đánh giá khả năng thực hiện việc này của nó.

Copilot trong Excel: Kết luận

Copilot trong Excel còn thiếu sót ở một số điểm quan trọng, đặc biệt là đối với những người không có kỹ năng bảng tính nâng cao. Nó không thể tạo bảng tính từ đầu dựa trên nhu cầu của một người, đây có thể là nhiệm vụ khó khăn và tốn thời gian nhất đối với nhiều người. Và khi bạn yêu cầu nó tạo biểu đồ, nó không thể chèn chúng vào bảng tính hiện tại của bạn — nó chỉ có thể chèn chúng vào một bảng tính mới trong một tab mới.

Trong lần lặp lại đầu tiên, Copilot trong Excel chỉ hoạt động với dữ liệu trong bảng và không hữu ích khi được yêu cầu thực hiện các tác vụ bảng tính cơ bản. Microsoft đang dần triển khai các thay đổi để giải quyết những hạn chế này; bạn có thể hoặc chưa có chúng trong phiên bản Copilot cho Microsoft 365 của mình.

Nói như vậy, Copilot trong Excel cũng có thể khá hữu ích, đặc biệt là trong việc xác định những hiểu biết sâu sắc mà nếu không bạn có thể bỏ lỡ, bất kể trình độ chuyên môn của bạn. Và nó có thể tạo ra các công thức nâng cao có thể khá hữu ích. Nhìn chung, nó có vẻ phù hợp hơn với những người thoải mái với bảng tính, hơn là những người không sử dụng chúng thường xuyên.