Các tính năng của Office 365 nổi bật mà bạn nên biết

Office 365 là bộ ứng dụng dịch vụ đám mây của Microsoft, cung cấp các công cụ văn phòng truyền thống kết hợp với các tính năng hiện đại dựa trên đám mây. Khác với các phiên bản Office truyền thống, Office 365 hoạt động theo mô hình đăng ký, cho phép người dùng luôn được cập nhật các tính năng mới nhất mà không cần nâng cấp phiên bản. 

Với các tính năng của Office 365 đa dạng và liên tục được cập nhật, bộ công cụ này đã trở thành giải pháp không thể thiếu cho cá nhân và doanh nghiệp hiện đại. Office 365 không chỉ mang đến các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint mà còn cung cấp hệ sinh thái hoàn chỉnh để nâng cao hiệu suất làm việc, thúc đẩy cộng tác và tăng cường bảo mật dữ liệu.

Hơn nữa, Office 365 còn mang đến sự linh hoạt trong việc truy cập và làm việc từ bất kỳ đâu, trên nhiều thiết bị khác nhau, đáp ứng xu hướng làm việc từ xa ngày càng phổ biến trong thời đại số. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng Ánh Dương khám phá chi tiết về các tính năng chính, tính năng nâng cao và những lợi ích khi sử dụng Office 365.

1. Các tính năng của Office 365

1.1. Bộ ứng dụng Office cơ bản

Office 365 cung cấp các ứng dụng văn phòng cơ bản được nâng cấp với nhiều tính năng của Office 365 hiện đại:

Microsoft Word

- Không chỉ là công cụ soạn thảo văn bản, Word trong Office 365 giờ đây hỗ trợ chỉnh sửa theo thời gian thực cho nhiều người dùng, tích hợp trí tuệ nhân tạo để đề xuất cách viết, kiểm tra ngữ pháp nâng cao và các mẫu thiết kế chuyên nghiệp. Tính năng Editor còn giúp cải thiện chất lượng văn bản với các gợi ý về ngôn ngữ, định dạng và phong cách viết.

Microsoft Excel 

- Phần mềm bảng tính mạnh mẽ với các công cụ phân tích dữ liệu tiên tiến như Power Query cho phép kết nối, biến đổi và kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Các tính năng của Office 365 trong Excel như Power Pivot cung cấp khả năng mô hình hóa dữ liệu chuyên nghiệp, trong khi các biểu đồ động và dashboard tương tác giúp trực quan hóa dữ liệu hiệu quả hơn.

Microsoft PowerPoint 

- Nền tảng trình chiếu với các tính năng thiết kế thông minh như PowerPoint Designer tự động đề xuất bố cục chuyên nghiệp, và Presenter View cho phép người thuyết trình xem ghi chú trong khi khán giả chỉ thấy slide. Công cụ Morph giúp tạo các chuyển động mượt mà giữa các slide mà không cần hiểu biết sâu về hoạt ảnh.

Microsoft Outlook 

- Không chỉ là ứng dụng email, Outlook trong Office 365 tích hợp quản lý lịch, danh bạ và nhiệm vụ trong một giao diện thống nhất. Phần mềm quản lý email này còn có khả năng phân loại email thông minh, lên lịch họp theo thời gian rảnh của cả nhóm và tích hợp trực tiếp với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Office 365.

1.2. Lưu trữ và đồng bộ hóa đám mây với OneDrive

Một trong những tính năng của Office 365 nổi bật là OneDrive for Business - dịch vụ lưu trữ đám mây cung cấp:

OneDrive cho phép người dùng lưu trữ, đồng bộ và chia sẻ tài liệu, với dung lượng lên đến 1TB cho mỗi người dùng (tùy theo gói đăng ký). Người dùng có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào, kể cả khi không có kết nối internet nhờ khả năng đồng bộ hóa ngoại tuyến.

Tính năng Files On-Demand cho phép xem và truy cập toàn bộ tài liệu trên đám mây mà không cần tải xuống, tiết kiệm không gian lưu trữ trên thiết bị. Đặc biệt, khả năng khôi phục phiên bản trước đây của tài liệu giúp bảo vệ người dùng khỏi việc mất dữ liệu do lỗi hay thay đổi không mong muốn.

OneDrive cũng hỗ trợ chia sẻ tài liệu an toàn với các tùy chọn bảo mật như đặt mật khẩu, thời hạn truy cập và hạn chế quyền chỉnh sửa. Đây là nền tảng quan trọng giúp thúc đẩy cộng tác và làm việc nhóm hiệu quả trong hệ sinh thái Office 365.

1.3. Microsoft Teams - Trung tâm cộng tác và giao tiếp

Microsoft Teams là hub trung tâm cho cộng tác nhóm trong Office 365, tích hợp nhiều tính năng của Office 365 khác:

Teams cung cấp không gian làm việc thống nhất với khả năng nhắn tin tức thời, họp video HD, cuộc gọi thoại và chia sẻ tài liệu trong một nền tảng. Người dùng có thể tạo các kênh cho từng dự án, phòng ban hoặc chủ đề cụ thể, với khả năng tùy chỉnh mỗi kênh bằng các tab tích hợp ứng dụng liên quan.

Teams cho phép chỉnh sửa tài liệu Office trực tiếp trong ứng dụng, không cần chuyển đổi giữa các chương trình. Tính năng ghi lại cuộc họp, phụ đề tự động và bản ghi tự động giúp lưu trữ thông tin cuộc họp hiệu quả hơn.

Nền tảng này còn hỗ trợ các tích hợp mở rộng với hơn 700 ứng dụng bên thứ ba, từ Trello, Asana đến Jira và Salesforce, mang lại trải nghiệm làm việc liền mạch không cần rời khỏi Teams. Đây là một trong những phần mềm hỗ trợ làm việc hiệu quả nhất hiện nay.

1.4. SharePoint Online - Intranet và quản lý nội dung

SharePoint Online là nền tảng intranet doanh nghiệp và quản lý nội dung trong Office 365:

SharePoint cho phép tạo site nội bộ cho từng phòng ban, dự án hoặc nhóm làm việc, với khả năng tùy chỉnh cao về giao diện và chức năng. Nền tảng này cung cấp các thư viện tài liệu với tính năng quản lý phiên bản, metadata và quy trình phê duyệt tài liệu chuyên nghiệp.

Với SharePoint, doanh nghiệp có thể xây dựng các ứng dụng nội bộ đơn giản như cơ sở dữ liệu khách hàng, hệ thống theo dõi dự án mà không cần kỹ năng lập trình phức tạp thông qua công cụ Microsoft Lists và Power Apps. SharePoint còn hỗ trợ tạo các trang thông tin nội bộ, trang tin tức và các trang wiki cho việc chia sẻ kiến thức trong tổ chức.

2. Các tính năng của office 365 nâng cao

2.1. Microsoft Power Platform

Power Platform là bộ công cụ phát triển ứng dụng low-code/no-code trong Office 365:

Power BI 

- Công cụ phân tích kinh doanh và trực quan hóa dữ liệu cho phép người dùng tạo dashboard tương tác, báo cáo động và chia sẻ thông tin chi tiết từ nhiều nguồn dữ liệu. Tính năng Natural Language Query cho phép người dùng đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên và nhận kết quả phân tích tương ứng.

Power Apps 

- Nền tảng phát triển ứng dụng không cần code, cho phép người dùng tạo ứng dụng tùy chỉnh cho web và mobile với giao diện kéo thả. Power Apps có thể kết nối với hơn 400 nguồn dữ liệu và dịch vụ khác nhau, từ Excel đến Salesforce và SQL Server.

Power Automate (trước đây là Flow) 

- Công cụ tự động hóa quy trình làm việc, cho phép tạo các luồng công việc tự động giữa các ứng dụng và dịch vụ. Ví dụ, khi nhận email có đính kèm hóa đơn, Power Automate có thể tự động lưu tài liệu vào SharePoint, trích xuất thông tin bằng AI và cập nhật vào hệ thống kế toán.

Power Virtual Agents

- Công cụ tạo chatbot không cần lập trình, giúp doanh nghiệp xây dựng trợ lý ảo thông minh cho dịch vụ khách hàng, hỗ trợ nội bộ hoặc các mục đích khác.

2.2. Tích hợp AI với Microsoft Copilot

Microsoft Copilot là trợ lý AI tích hợp vào các tính năng của Office 365, mang đến trải nghiệm làm việc thông minh hơn:

Giới thiệu chung về Copilot: Copilot là công cụ AI tích hợp trong bộ Microsoft 365, hỗ trợ người dùng viết, chỉnh sửa và xử lý dữ liệu thông minh dựa trên hướng dẫn bằng ngôn ngữ tự nhiên.

Copilot trong Word: Trong Word, Copilot có thể viết, chỉnh sửa và tóm tắt văn bản nhanh chóng theo yêu cầu. Ví dụ, bạn chỉ cần nhập lệnh “Viết email mời họp với chủ đề ‘Kế hoạch Quý 3’”, Copilot sẽ tạo ra bản nháp chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian soạn thảo.

Copilot trong Excel: Tại Excel, Copilot giúp phân tích dữ liệu, tạo công thức phức tạp và biến đổi dữ liệu chỉ với mệnh lệnh đơn giản. Người dùng có thể yêu cầu “Phân tích xu hướng doanh số trong 6 tháng qua” và nhận kết quả chính xác ngay lập tức.

Copilot trong PowerPoint: Trong PowerPoint, Copilot hỗ trợ tạo bản trình bày từ đề cương văn bản hoặc tài liệu có sẵn, đề xuất thiết kế slide và soạn nội dung phù hợp cho từng trang. Ngoài ra, Copilot còn tóm tắt cuộc họp Teams, nêu bật điểm chính và các nhiệm vụ cần theo dõi.

Cách sử dụng Copilot: Để sử dụng Copilot, người dùng chỉ cần truy cập thanh công cụ và chọn biểu tượng Copilot hoặc sử dụng phím tắt. Copilot không chỉ thực hiện các nhiệm vụ đơn giản mà còn học hỏi thói quen làm việc để đề xuất các gợi ý ngày càng phù hợp hơn theo thời gian.

2.3. Bảo mật và tuân thủ nâng cao

Office 365 cung cấp các tính năng của Office 365 bảo mật tiên tiến:

Microsoft Defender for Office 365 (trước đây là Advanced Threat Protection) bảo vệ người dùng khỏi các mối đe dọa phức tạp như phishing, ransomware và các loại malware tinh vi. Tính năng Safe Attachments quét tệp đính kèm email trong môi trường cách ly trước khi gửi đến người nhận.

Information Protection cho phép phân loại, gắn nhãn và bảo vệ tài liệu nhạy cảm, ngay cả khi chúng đã được chia sẻ bên ngoài tổ chức. Chính sách bảo vệ có thể tự động áp dụng dựa trên nội dung tài liệu (ví dụ: số thẻ tín dụng, thông tin cá nhân).

Multi-factor Authentication và Conditional Access giúp đảm bảo chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập vào tài nguyên, với các điều kiện như vị trí, thiết bị và mức độ rủi ro.

Microsoft Purview (trước đây là Compliance Manager) cung cấp bảng điều khiển quản lý tuân thủ tập trung, giúp doanh nghiệp đáp ứng các tiêu chuẩn như GDPR, HIPAA, ISO 27001 và nhiều quy định khác.

3. Lợi ích khi sử dụng Office 365

3.1. Nâng cao hiệu suất làm việc và cộng tác

Office 365 mang lại nhiều lợi ích đáng kể về hiệu suất nhờ các tính năng của Office 365 hiện đại:

Khả năng chỉnh sửa tài liệu đồng thời cho phép nhiều người cùng làm việc trên một tệp, theo dõi thay đổi và trao đổi ý kiến trong thời gian thực. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các dự án yêu cầu cộng tác chặt chẽ, giảm thời gian chờ đợi và tránh việc tạo nhiều phiên bản tài liệu.

Các công cụ tự động hóa như tính năng gợi ý thiết kế trong PowerPoint, công thức thông minh trong Excel và Editor trong Word giúp giảm thiểu thời gian dành cho các công việc định dạng và tập trung vào nội dung.

3.2. Tính linh hoạt và khả năng tiếp cận từ mọi nơi

Office 365 cung cấp khả năng làm việc linh hoạt phù hợp với xu hướng làm việc hiện đại:

Với các ứng dụng di động chất lượng cao cho iOS và Android, người dùng có thể xem, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào. Khả năng làm việc ngoại tuyến và đồng bộ hóa khi có kết nối internet đảm bảo không gián đoạn công việc ngay cả khi di chuyển.

Việc truy cập vào tài liệu và ứng dụng từ bất kỳ đâu tạo điều kiện cho mô hình làm việc từ xa, làm việc hybrid và BYOD (Bring Your Own Device). Đây là những mô hình làm việc ngày càng phổ biến trong thời đại số.

Tính năng đăng nhập đơn lẻ (Single Sign-On) giúp người dùng truy cập toàn bộ hệ sinh thái Office 365 chỉ với một tài khoản, đơn giản hóa trải nghiệm sử dụng trên nhiều thiết bị và nền tảng.

3.3. Tiết kiệm chi phí và tài nguyên CNTT

Office 365 mang lại lợi ích kinh tế đáng kể so với các giải pháp truyền thống:

Mô hình đăng ký cho phép doanh nghiệp chuyển từ chi phí đầu tư ban đầu lớn (CAPEX) sang chi phí hoạt động linh hoạt (OPEX), dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp theo nhu cầu. Không cần đầu tư vào phần cứng máy chủ, bảo trì và nâng cấp hệ thống định kỳ, giảm đáng kể tổng chi phí sở hữu (TCO).

Các bản cập nhật tự động đảm bảo doanh nghiệp luôn sử dụng phiên bản mới nhất mà không cần quy trình triển khai phức tạp. Việc giảm yêu cầu quản trị hệ thống cho phép đội ngũ IT tập trung vào các sáng kiến chiến lược thay vì chỉ duy trì hoạt động.

3.4. Khả năng mở rộng và tích hợp

Office 365 cung cấp khả năng mở rộng ấn tượng, đáp ứng nhu cầu của mọi quy mô tổ chức:

Hệ sinh thái ứng dụng phong phú với hơn 1,000 ứng dụng bên thứ ba có thể tích hợp với Office 365 thông qua Microsoft AppSource. Các tích hợp này mở rộng từ CRM, quản lý dự án đến phân tích dữ liệu và nhiều lĩnh vực khác.

API mở và khả năng tùy chỉnh cho phép doanh nghiệp phát triển giải pháp riêng để đáp ứng nhu cầu cụ thể. Các công cụ low-code/no-code như Power Apps và Power Automate làm cho việc phát triển ứng dụng tùy chỉnh trở nên dễ dàng hơn, ngay cả với người dùng không có kiến thức lập trình chuyên sâu.

🛒 XEM CHI TIẾT PHẦN MỀM CHÍNH HÃNG TẠI ĐÂY:

Microsoft Office 365

Phần mềm Microsoft

Kết luận

Office 365 với các tính năng của Office 365 đa dạng đã trở thành nền tảng không thể thiếu cho hoạt động kinh doanh hiện đại. Từ bộ ứng dụng văn phòng cơ bản đến các công cụ cộng tác tiên tiến và giải pháp AI thông minh, Office 365 cung cấp hệ sinh thái toàn diện giúp tổ chức nâng cao hiệu suất, thúc đẩy đổi mới và đảm bảo an toàn dữ liệu.

Lợi thế của Office 365 không chỉ nằm ở các tính năng riêng lẻ mà còn ở sự tích hợp liền mạch giữa các công cụ, tạo ra luồng công việc hiệu quả và trải nghiệm người dùng thống nhất. Khả năng tiếp cận từ bất kỳ đâu và mô hình đăng ký linh hoạt càng làm tăng giá trị của nền tảng này trong kỷ nguyên số.